A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução que organiza, armazena e gerencia documentos de forma digital, oferecendo praticidade e segurança para as empresas no controle de informações. Por meio de uma plataforma eletrônica, as empresas podem reduzir o uso de papel, otimizar processos e garantir acesso rápido e seguro aos documentos.
A GED consiste em um sistema digital que permite a criação, armazenamento, edição, compartilhamento e recuperação de documentos de forma organizada e eficiente. Todos os documentos são convertidos para formatos digitais, como PDFs e arquivos eletrônicos, que podem ser facilmente acessados e gerenciados.
✓ Menos papel e impressão: A digitalização de documentos reduz drasticamente a necessidade de papel, toners e impressoras, resultando em economias substanciais nos custos operacionais.
✓ Espaço físico: Ao eliminar a necessidade de grandes arquivos físicos, a empresa pode otimizar o uso do espaço físico, liberando áreas para outras funções importantes.
✓ Pesquisa instantânea: Com a GED, localizar um documento específico é simples e rápido. A pesquisa por palavras-chave, datas ou outros critérios acelera o acesso a informações cruciais.
✓ Disponível a qualquer hora e em qualquer lugar: Os documentos podem ser acessados de forma remota por dispositivos conectados à internet, proporcionando flexibilidade para equipes que trabalham de forma remota ou em diferentes locais.
✓ Backup e Recuperação: Todos os documentos digitais são protegidos por sistemas de backup automático, garantindo que, em caso de problemas técnicos, as informações sejam recuperadas com segurança.
✓ Controle de acesso: A GED oferece níveis de permissão personalizáveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos, melhorando a segurança de dados sensíveis
✓ Compartilhamento facilitado: Documentos podem ser compartilhados instantaneamente com diferentes setores e colaboradores da empresa, agilizando o trabalho em equipe.
✓ Atualizações em tempo real: Qualquer atualização ou modificação em documentos é feita em tempo real, garantindo que todos estejam sempre trabalhando com as versões mais recentes dos arquivos.
✓ Organização de arquivos e conformidade legal: A GED ajuda as empresas a manterem a conformidade com regulamentações legais, como as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras normas de segurança e privacidade.
✓ Facilidade em auditorias: A organização digital dos documentos permite que auditorias sejam realizadas de forma mais eficiente, com todos os arquivos de fácil acesso e bem categorizados.
✓ Redução do uso de papel: A digitalização de documentos é uma medida importante para empresas que desejam adotar práticas mais sustentáveis, reduzindo o consumo de papel e contribuindo para a preservação ambiental.
Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações e precisam garantir que dados estejam organizados e acessíveis a qualquer momento. Além de melhorar a eficiência interna, a implementação da GED reduz custos, aumenta a produtividade e assegura aproteção de dados, oferecendo uma solução completa para as necessidades modernas de gestão de documentos.
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